Gebühr und Betrag sind zwei Dinge
Eine Gebühr beschreibt, wofür jemand zahlt und in welchem Rhythmus — „Mitgliedsbeitrag", monatlich. Sie sagt nichts darüber, wie viel Geld fließt.
Ein Betrag liefert die Zahl dazu und gilt ab einem Stichtag. Genau diese Trennung macht Beitragserhöhungen einfach: Die Gebühr bleibt bestehen, sie bekommt nur einen weiteren Betrag mit neuem Startdatum.
Sie finden die Gebühren im Modul Buchhaltung unter Gebühren:
Die Liste zeigt je Gebühr den derzeit gültigen Betrag — nicht alle jemals hinterlegten.
Eine Gebühr anlegen
Über Gebühr hinzufügen legen Sie eine neue an. Weil eine Gebühr ohne Betrag wirkungslos wäre, fragt das Formular beides in einem Schritt ab:
- Name — frei wählbar, im Verein eindeutig. Sprechende Namen helfen später beim Zuordnen („Mitgliedsbeitrag", „Kursbeitrag Rückenfit", „Jahresbeitrag Fördermitglieder").
- Typ — der Rhythmus: monatlich, zweimonatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich. Er bestimmt, für welchen Zeitraum ein Betrag gilt: Bei einer monatlichen Gebühr ist der Betrag der Monatsbetrag, bei einer jährlichen der Jahresbetrag.
- Gebührenpflichtige Monate — erscheint nur beim Typ monatlich. Anfangs sind alle zwölf Monate ausgewählt. Wählen Sie die Monate ab, in denen diese Gebühr nicht berechnet werden soll; mindestens ein Monat muss ausgewählt bleiben. Die Auswahl gilt jedes Jahr für alle Personen, denen diese Gebühr zugeordnet ist.
- Reagiert auf Gebührenbefreiung — normalerweise eingeschaltet. Dann wird diese Gebühr bei Mitgliedern mit befreiendem Status nicht erhoben. Für Gebühren, die auch Befreite zahlen sollen (z. B. eine Kursgebühr), schalten Sie sie aus.
- Betrag — der erste Betrag. Membergy datiert ihn automatisch auf den 01.01.2020, den frühesten unterstützten Beginn für neue Beitragsbeträge.
Nach dem Speichern liegt die Gebühr mit ihrem ersten Betrag bereit:
Gebührenfreie Monate festlegen
Für einen monatlichen Kursbeitrag mit einer Augustpause wählen Sie unter Gebührenpflichtige Monate den August ab und speichern die Gebühr. Bei einer ganzjährigen Zuordnung fallen dann elf volle Monatsbeträge an. Der Monatsbetrag wird nicht auf zwölf Monate verteilt. Im gezeigten Kursbeitrag ist der August bereits abgewählt.
Die Monatsauswahl und der Einzugsrhythmus der Zahlungsweise sind unabhängig: Auch bei quartalsweisem oder jährlichem Einzug einer Monatsgebühr bleiben die abgewählten Monate gebührenfrei. Eine echte Quartals- oder Jahresgebühr hat dagegen keine Monatsauswahl und wird nicht auf diese Weise gekürzt. Persönliche Gebührenbefreiungen gelten zusätzlich; auch Trotz Gebührenbefreiung einziehen an einer Zuordnung hebt die gebührenfreien Monate nicht auf.
Später ändern Sie die Auswahl beim Bearbeiten der Gebühr. Änderungen wirken auf noch nicht abgerechnete Zeiträume; bereits erstellte Buchungen bleiben unverändert. Ein bei der Abrechnung ausgelassener freier Monat wird im nächsten Lauf nicht nachgefordert.
Wechseln Sie den Typ von monatlich auf einen anderen Rhythmus, wird die Monatsauswahl zurückgesetzt und ausgeblendet. Beim Speichern bleibt keine Monatseinschränkung erhalten. Wechseln Sie zurück zu monatlich, sind wieder alle zwölf Monate ausgewählt; eine frühere Pause müssen Sie erneut einstellen.
Eine Beitragserhöhung planen
Erhöhungen werden nicht durch Überschreiben gemacht — sonst wären vergangene Zeiträume plötzlich falsch berechnet. Stattdessen bekommt die Gebühr über Betrag hinzufügen einen zweiten Betrag mit dem Datum, ab dem er gilt:
Danach stehen beide Beträge nebeneinander:
In diesem Beispiel gilt bis zum 31.12.2026 ein Betrag von 12,50 € und ab dem 01.01.2027 einer von 14,00 €. Der Buchungslauf nimmt für jeden abzurechnenden Zeitraum automatisch den Betrag, der in diesem Zeitraum gültig war. Sie können eine Erhöhung deshalb ruhig Monate im Voraus eintragen, sobald die Mitgliederversammlung sie beschlossen hat — es passiert bis zum Stichtag nichts.
Pro Gebühr darf es je Startdatum nur einen Betrag geben; neue Startdaten liegen frühestens am 01.01.2020. Bereits gespeicherte ältere Beträge werden nicht verschoben. Sie können deren Betrag weiter korrigieren, solange das alte Startdatum unverändert bleibt. Haben Sie sich beim Datum vertan, ändern Sie es auf 2020 oder später oder löschen Sie den betroffenen Betrag; künftige Läufe rechnen dann mit dem korrigierten Wert.
Mehrere Gebühren gemeinsam anpassen
Mit Gebührenanpassung in der Gebührenliste planen Sie neue Beträge für mehrere Gebühren in einem Schritt. Dafür benötigen Sie neben dem Leserecht das Recht, Gebühren zu bearbeiten. Alle Gebühren des ausgewählten Vereins sind anfangs ausgewählt.
Wählen Sie unter Art der Erhöhung zwischen Prozentual und Absoluter Betrag. Die Erhöhung (Prozent oder Euro) ist entweder der Prozentsatz oder ein Aufschlag in Euro; das Zeichen am Feld zeigt die gewählte Einheit. Der Wert muss mindestens null sein. Mit Rundung der Vorschläge bleiben Sie standardmäßig centgenau. Alternativ lassen Sie auf zehn Cent oder volle Euro runden, aufrunden oder abrunden.
Unter Gültig ab bestimmen Sie den gemeinsamen Beginn. Die Basis neben jeder Gebühr ist der Betrag, der unmittelbar vor diesem Datum gilt. Das kann ein anderer als der heutige Betrag sein. Bereits später geplante Änderungen bleiben bestehen: Ein neu eingefügter Betrag gilt nur bis zur nächsten hinterlegten Änderung.
Prüfen Sie die Vorschläge und bearbeiten Sie einzelne neue Beträge bei Bedarf, auch nach unten. Manuelle Beträge müssen mindestens null sein und dürfen höchstens zwei Nachkommastellen haben; sie werden beim Speichern nicht erneut gerundet. Ändern Sie danach eine Einstellung oder das Gültigkeitsdatum, berechnet Membergy alle Vorschläge wieder aus der Basis. Abgewählte Gebühren bleiben dabei abgewählt.
Über das Häkchen am Namen lassen Sie eine Gebühr vollständig aus. Mit Neue Beträge speichern legen Sie nur für ausgewählte Gebühren neue Betragsversionen an. Eine Erfolgsmeldung bestätigt das Speichern. Ohne Auswahl wird kein Betrag angelegt. Personenzuordnungen, vorhandene Beträge und bereits erstellte Buchungen werden durch die Anpassung nicht verändert.
Existiert für eine ausgewählte Gebühr am gewählten Datum bereits ein Betrag, erscheint direkt an dieser Gebühr eine rote Fehlermeldung. Bis zur Korrektur wird keine der ausgewählten Gebühren gespeichert. Wählen Sie ein anderes Datum oder wählen Sie die betroffene Gebühr ab und speichern Sie die übrigen erneut; Ihre manuellen Eingaben bleiben beim Fehlversuch erhalten. Fehlt vor dem Datum eine Basis, wählen Sie ein späteres Datum oder lassen diese Gebühr aus. Später bearbeiten oder entfernen Sie den neuen Betrag wie andere Betragsversionen in der Gebühr.
Vom Betrag zur Forderung
Eine Gebühr allein kostet noch niemanden Geld. Erst die Zuordnung zu einer Person legt fest, wer sie ab wann zahlt, und der Buchungslauf macht daraus die konkreten Buchungen — auf Wunsch samt SEPA-Datei.
Häufige Fragen und Sonderfälle
- Wie bilde ich eine einmalige Gebühr ab? Legen Sie sie regulär an und begrenzen Sie bei der Zuordnung den Zeitraum auf genau eine Periode (siehe Zuordnung von Gebühren). Für einen echten Einzelfall — Inventarübernahme, Strafe — ist die manuelle Buchung der kürzere Weg.
- Verschiedene Beträge für verschiedene Mitglieder? Das ist keine Betragsstaffel, sondern eine Frage der Gebühren: Legen Sie je Gruppe eine eigene Gebühr an („Beitrag Erwachsene", „Beitrag Jugendliche") und ordnen Sie den Personen die passende zu.
- Eine Gebühr lässt sich nicht löschen. Solange ihr noch Personen zugeordnet sind, bleibt sie bestehen. Lösen Sie zuerst die Zuordnungen.
Unbenutzte Gebühr löschen
Eine Gebühr ohne Personenzuordnung lässt sich in den Papierkorb verschieben. Ihre zeitlich gültigen Beträge bleiben erhalten und stehen nach dem Wiederherstellen wieder zur Verfügung. Die eigenen Rechte zum Wiederherstellen und endgültigen Löschen von Gebühren erhalten standardmäßig nur Administratoren. Die Löschsperre für Personenzuordnungen gilt auch dann, wenn die betreffende Person bereits gelöscht wurde.